Is é is rialaitheoir sonraí ann ná an duine aonair nó an duine dlítheanach (cuideachta nó údarás poiblí, mar shampla) a chinneann críocha agus modhanna na próiseála sonraí pearsanta; i bhfocail eile, déanann an rialaitheoir cinntí ábhartha a bhaineann le próiseáil sonraí pearsanta, amhail cinneadh a dhéanamh ar na críocha ar chucu a dhéantar sonraí pearsanta a bhailiú, a stóráil, a úsáid, a athrú agus a nochtadh. Mar thoradh air sin, is ar an rialaitheoir sonraí atá formhór na bhfreagrachtaí as comhlíonadh an Rialacháin Ghinearálta maidir le Cosaint Sonraí (RGCS), amhail faisnéis a sholáthar d’ábhair sonraí, a chinntiú go bhfuil bonn dlisteanach ann do ghníomhaíochtaí próiseála, éifeacht a thabhairt do chearta ábhar sonraí faoi RGCS, agus a chinntiú go bhfuil slándáil chuí ann do na sonraí arna bpróiseáil.

I gcás go gcinneann dhá eintiteas nó níos mó críocha agus modhanna na próiseála i gcomhpháirt, beidh siad ina rialaitheoirí comhpháirteacha. Ní mór do rialaitheoirí comhpháirteacha cinneadh a dhéanamh ar a bhfreagrachtaí faoi seach maidir le comhlíonadh agus, go háirithe, maidir le feidhmiú chearta na n-ábhar sonraí. Dá ainneoin sin, tá ábhair sonraí i dteideal a gcearta a fheidhmiú i ndáil le gach rialaitheoir comhpháirteach agus i gcoinne gach rialaitheora chomhpháirtigh.

Os a choinne sin, is é is próiseálaí sonraí ann ná an duine aonair (seachas fostaí den rialaitheoir) nó an duine dlítheanach a dhéanann gníomhaíochtaí próiseála thar ceann agus de réir na dtreoracha ón rialaitheoir. I bhfocail eile, féadfaidh an rialaitheoir sonraí sonraí pearsanta a sholáthar don phróiseálaí sonraí chun gníomhaíochtaí próiseála den sórt sin a dhéanamh thar a c(h)eann. Ní gá do rialaitheoir sonraí toiliú a fháil ó ábhair sonraí chun próiseálaí a fhostú. Is le comhaontú dlíthiúil a rialaítear na socruithe idir an rialaitheoir sonraí agus an próiseálaí sonraí. Ba cheart aon cheisteanna atá ag duine aonair maidir le ról an phróiseálaí a chur ar an rialaitheoir sonraí a d’fhostaigh an próiseálaí ar an gcéad dul síos.

Ceanglaítear ar roinnt rialaitheoirí sonraí Oifigeach Cosanta Sonraí a bheith acu agus roghnaíonn rialaitheoirí sonraí eile Oifigeach Cosanta Sonraí (nó duine aonair sannta) a bheith acu chun déileáil le nithe cosanta sonraí thar a gceann. Féadfaidh daoine aonair teagmháil a dhéanamh leis an Oifigeach Cosanta Sonraí freisin má bhíonn ceisteanna nó ábhair imní acu maidir le cosaint sonraí. Más rud é nach ann d’aon Oifigeach Cosanta Sonraí i gcuideachta, déileálfaidh daoine eile sa chuideachta le haon cheisteanna nó ábhair imní maidir le cosaint sonraí thar ceann an rialaitheora sonraí. Tá sé tábhachtach a thabhairt faoi deara nach rialaitheoirí sonraí iontu féin iad na daoine aonair sin laistigh den eagraíocht; níl ar bun acu ach gníomhú thar ceann an rialaitheora sonraí.